Um escritório inteligente ou smart offices incorpora soluções digitalizadas centradas nas necessidades dos colaboradores da empresa, as quais aliadas a projetos inspiradores e tecnologia, podem potencializar a criatividade e a produtividade dos colaboradores.
Uma pesquisa feita em 2018 pela Microsft com 20.476 profissionais espalhados por 21 países da Europa analisou a produtividade, inovação e o empoderamento de colaboradores de empresas com pouca, boa e avançada cultura digital.
Talvez porque ainda seja pequeno o número de empresas com avançada cultura digital, os resultados mais positivos em relação ao uso do Smart Office vieram do grupo de empresas com boa cultura digital: 78% dizem que a inteligência do ambiente colabora para que sua produtividade seja maior. Dentro desse grupo encontra-se, também, outros dois destaques: 73% afirmam ter maior incentivo para a inovação e 69% se sentem empoderados pelo ambiente digital onde trabalham.
Esses índices reforçam a tese de que empresas que oferecem conforto digital a seus colaboradores contam com uma força de trabalho mais produtiva, inovadora e empoderados.
No entanto, para que a inovação e o aumento de produtividade aconteçam, é fundamental que o Smart Office seja uma resposta aos desafios de negócios da empresa, inserindo-se no movimento maior da transformação digital desta cultura específica
Ganha quem compreende que, no mundo do Smart Office, o ponto central é e sempre será a pessoa.
Mas o escritório inteligente não traz vantagens somente para a experiência dos colaboradores, mas beneficia também a gestão, que pode otimizar os recursos reduzindo custos operacionais para a empresa.
Abaixo, relacionamos 05 tecnologias que você pode avaliar para implementar no seu escritório.
1. Monitoramento da ocupação
O monitoramento de ocupação é o carro chefe dos smarts offices, afinal, uma das principais preocupações dos gestores é otimização de recursos e isso inclui projetar um espaço físico com funcionalidades e características adequadas ao perfil de uso da empresa.
Você sabe quanto espaço disponível no seu escritório está sendo utilizado pelos colaboradores? Certamente não, já que não é possível estar presente em todos os lugares. O uso de sensores espalhados nos ambientes pode monitorar o uso e a ocupação dos espaços, gerando um volume de dados que podem ser utilizados para melhorar os espaços e torná-los mais funcionais. Por exemplo, uma sala de reunião subutilizada pode ser transformada por exemplo em um espaço de descompressão ou até mesmo em várias salas individuais de call para vídeo conferência.
Outra funcionalidade do monitoramento da ocupação, é a reserva de salas de reunião e posições de trabalho. A pandemia acelerou o trabalho remoto e diante dessa nova realidade, muitas empresas estão adotando o formato híbrido e flexível. As mesas fixas e privativas estão saindo de cena abrindo espaço para o conceito “clean desk”.
Agora imagina se você tivesse um aplicativo onde seja possível avaliar a ocupação real time do seu escritório e agendar uma mesa para trabalhar em dia específico? Muito melhor do que chegar de surpresa e se deparar com o escritório lotado não é mesmo? Essa tecnologia já é realidade para muitas empresas.
2. Monitoramento da qualidade do ar
Passamos cerca de 90% de nosso tempo em ambientes fechados. Portanto, é fundamental que o ar interior seja o mais limpo possível.
A presença de material particulado (pó fino) nos ambientes é fator determinante para a má qualidade do ar e está diretamente relacionada a possíveis problemas de saúde. Quando inaladas, essas partículas podem contribuir para a disseminação de contaminantes microbianos, como: mofo, pólen e alérgenos.
Pelo fato de envolver principalmente a saúde e bem-estar das pessoas, a instalação de sensores nos ambientes dos escritórios que geram dados e indicadores de qualidade do ambiente tem ganhado ainda mais relevância no momento atual. Estes sensores podem medir a temperatura, o nível de CO2, umidade, velocidade do ar e até ruídos.
Através do monitoramento é possível automatizar sinais de alerta e integrar com o sistema de renovação para que ele module seu funcionamento de acordo com os parâmetros estabelecidos de projeto.
3. Funcionalidades touchless
Abertura de portas automáticas (menos maçanetas), acionamento de dispensers por sensor de presença e outros dispositivos como máquina de café, filtro de água por bluetooth de celular, controle de acesso por reconhecimento facial com medição de temperatura, sensor de iluminação com acionamento via presença ou celular, bem como todas essas tecnologias já são realidade nos ambientes dos escritórios principalmente na retomada após quarentena. Menos toque, menos risco de contágio e menor as áreas de limpeza.
4. Monitoramento do consumo de água e energia
Através da setorização da medição é possível medir e registrar o consumo de energia e água nos ambientes e gerar indicadores de para avaliação periódica da performance do escritório. Através desses dados, é possível identificar rapidamente possíveis sobre consumos e agir de forma mais assertiva para minimizar os desperdícios.
5. Monitoramento do estoque
Sabe aquela verificação do estoque de insumos (materiais de copa, escritório, limpeza e higiene) que a equipe de serviços gerais faz de forma corriqueira? Através de sensores instalados nos armários ou depósitos essa atividade pode ser eliminada da rotina de sua equipe e o acompanhamento do estoque e a necessidade de abastecimento de insumos pode ser feito de forma mais precisa. Essa tecnologia permite inclusive integrar com e-mails, sinalizando para os gestores ou o responsável pelos suprimentos a necessidade de compra ou entrega de materiais. Quanto mais automatizado for o processo, maior a redução de perdas, tornando a gestão e a operação do seu escritório muito mais eficiente
Eaí, gostou?
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